索取入學(xué)及獎(jiǎng)學(xué)金表格是申請(qǐng)程序的第一步，這一步比較簡(jiǎn)單容易。只要學(xué)校初選名單確定下來(lái)，便可發(fā)函索取表格。索取申請(qǐng)表格的信函格式與商業(yè)書(shū)信大致相同。這類申請(qǐng)信函最好寄到單位，而不要寫(xiě)給個(gè)人，以免因工作調(diào)動(dòng)而耽擱。以美國(guó)大學(xué)為例，申請(qǐng)的受理單位可能有以下幾種：

1. 由Office of Admissions統(tǒng)一受理一切入學(xué)申請(qǐng)函件，包括大學(xué)部與研究生院；

2. 由Office of the Registrar 受理，權(quán)限同1；

3. 由Office of Student Service受理，權(quán)限同1；

4. 由Office of Foreign Student Advisor 受理國(guó)外學(xué)生入學(xué)申請(qǐng)函件；

5. 由Office of Foreign Admissions 或Office of International Scholars 受理國(guó)外學(xué)生入學(xué)申請(qǐng)函件；

6. 由Graduate School, Graduate College 或Office of Graduate Studies 受理研究生院的入學(xué)申請(qǐng)函件；而Office of Admissions 受理本科部的申請(qǐng)；

7. 由各所屬分院（如College of Eng.) 分別受理入學(xué)申請(qǐng)信件，也有很多學(xué)校先由Office of Admissions 接受申請(qǐng)，供給所需表格，然后一切通信改由各分院負(fù)責(zé)，大的學(xué)校大多采用這種方式，因?yàn)樗麄兠磕晔芾淼纳暾?qǐng)函件高達(dá)上萬(wàn)件。

　　有的申請(qǐng)人對(duì)所報(bào)學(xué)校可能不夠了解。這樣，如果申請(qǐng)讀本科，就應(yīng)寫(xiě)信給Office of Admissions; 如果申請(qǐng)讀研究生，就應(yīng)寫(xiě)信給Office of Graduate Admissions. 這種寫(xiě)法的信件肯定能到達(dá)承辦人的手中，稱呼的方法可采用下列二種方式之一：

(1) Director
Office of Admissions
Dear sir:

(2) Office of Admissions
Dear Sirs:
　　順便提一下，在選擇學(xué)校時(shí)，應(yīng)考慮各種利弊因素。其中包括地理位置、學(xué)科設(shè)置、教學(xué)質(zhì)量、學(xué)校規(guī)模、錄取標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)用高低、資助條件、住房情況、服務(wù)設(shè)施等。